社團評鑑檔案管理講習
本次「社團評鑑檔案管理講習」旨在強化各社團對評鑑檔案管理的認識與技能，提升社團評鑑工作的品質與效率。課程將介紹檔案管理的基本概念，包含評鑑檔案的分類、整理、保存以及數位化管理方式，並協助各社團建立完整的檔案管理流程，確保評鑑資料的準確性和完整性。此外，講習內容還將針對評分標準進行解析，協助各社團瞭解如何有效呈現活動成果，提升評鑑成績。活動設計包含實作練習，讓參加者能親手操作檔案整理與備份的過程，確保將學到的技巧應用於實務中。透過本次講習，希望增強社團檔案管理的專業性，為社團長期發展奠定堅實基礎。
活動場次時間 (不開放報名)
聯絡資訊
建工/燕巢校區：黃老師，分機51005
楠梓校區：林老師，分機22045
第一校區：王老師，分機31217
旗津校區：周老師，分機25064
主辦單位
學務處課外組
活動內容
本次社團社團評鑑檔案管理講習分四校區舉辦
可以依自己方便的時間，選擇相應的校區參加
務必事先報名，以利餐盒準備，視為系會社團重大集會
本校學生皆可報名參加
建工/燕巢校區：時間11月11日晚上19：00-21：00，國際會議廳，18:30開始報到
第一校區：時間11月18日晚上18：00-20：00，圖書館國際會議廳J612，17:30開始報到
旗津校區：時間11月20日下午13：00-15：00，教學大樓5F旗津第二會議室，12:30開始報到
楠梓校區：時間11月21日晚上19：00-21：00，弘德樓5110教室，18:30開始報到
1. 講解評鑑檔案的意義與作用
說明社團評鑑的目的，例如提升社團運作品質、加強成員參與感、推動社團發展等。
說明檔案管理在評鑑中的重要性，例如確保資料完整、方便後續檢視與查核。
2. 評鑑檔案的類型與範疇
文件檔案：如社團章程、成員名冊、活動計畫書和成果報告等。
影像檔案：活動照片、影片等，用來佐證活動進行情況。
財務檔案：財務收支紀錄、經費使用計劃，特別是要符合學校或外部資助單位的財務規範。
3. 評鑑檔案的整理方法
分類與編碼：依據檔案內容（如活動類型、日期、資金用途）進行分類，並設置編碼系統方便查找。
檔案編目與目錄建立：每個檔案都應有簡單的說明，並放入目錄中，方便快速定位。
數位化管理：鼓勵使用電子檔案，並設立雲端儲存空間或共享硬碟，以便於管理與備份。
4. 檔案保存與備份
保存期限：釐清不同檔案的保存時間，如成員名冊可能保存較久，而活動計畫可按年清理。
備份計畫：建議使用外接硬碟或雲端備份，定期更新，防止資料遺失。
5. 評鑑檔案的評分標準與注意事項
針對評分標準進行逐項解說，例如檔案的完整性、內容的真實性、格式的規範性。
強調注意事項，例如個人隱私的保護、檔案中敏感資訊的適當處理等。
6. 操作演練
實際操作：指導參與者依範例整理一組社團評鑑檔案，從分類、標記到編目，並完成上傳至共享空間。
問題討論：針對操作中遇到的問題進行討論，如檔案格式、資料安全等，幫助參與者解決實務困難。